ESIGENZA
La necessità della riorganizzazione relativa alla gestione documentale a una gerarchizzazione delle informazioni, è emersa nella quotidianità operativa, in una realtà di continuo aumento della mole dei dati gestiti, tali da diventare critica: fatture, bilanci, tabulati ma anche analisi, bolle, circolari, note informative: la documentazione generata dalla movimentazione delle informazioni strutturate e destrutturate che caratterizzano l’operatività aziendale è sempre più consistente e impone nuovi criteri di gestione. Imprese e organizzazioni devono adottare sistemi di archiviazione efficienti ed efficaci per sfruttare al meglio il capitale informativo, razionalizzare i costi relativi alla pubblicazione cartacea e allinearsi agli adeguamenti legislativi relativi alle tempistiche di conservazione dei dati. Grazie alle norme che regolano la conservazione sostitutiva, per esempio, è finalmente possibile smaterializzare la mole dei documenti e passare a una gestione digitale. Avvalersi di processi avanzati per lo stoccaggio, la catalogazione e la preservazione di ogni tipo di dato, rendendolo in ogni momento disponibile nella sua integrità e autenticità, mantenendo così la sua validità legale e fiscale, costituisce un valore aggiunto strategico per ogni realtà aziendale.
Puntando a un’ottimizzazione di tutta la gestione documentale, è stata intrapresa una reingegnerizzazione avanzata, scegliendo un modello tecnologico di riferimento a supporto di una pluralità di istanze operative e di business. Il modello implementato dal Dipartimento di Neuroscienze ed organi sensoriali rappresenta un modello produttivo efficiente ed evoluto, un risultato raggiunto mettendo la tecnologia al servizio di una forte capacità di innovazione seguendo una filosofia aziendale volta a un miglioramento continuo, attuato a ogni livello organizzativo, orientato all’efficienza e all’attenzione continua nei confronti del cliente.
Tra i vari piani di ottimizzazione, è stato incluso un nuovo sistema di document management. La gestione dei documenti, infatti, avveniva attraverso un file share: tutte le informazioni che provenivano dagli strumenti di produttività personale così come i fax e qualsiasi tipo di documentazione cartacea relativa a fatture, comunicazioni, cartelle cliniche, venivano memorizzati su un file system, il che comportava problematiche di gestione, di ricerca e di conservazione delle informazioni non indifferenti. La situazione presentava una compresenza di diversi flussi informativi che, oltre a una ridondanza dei dati, impedivano una vera e propria gerarchizzazione, rendendo critica la loro gestione.
La necessità era quella di una piattaforma aperta, centralizzata, che garantisse la massima integrazione con tutti i sistemi aziendali e che fosse scalabile nel tempo. Invece di operare una scelta guidata dalla specifica aderenza del sistema a una determinata problematica, si è preferito compiere una decisione strategica orizzontale identificando una piattaforma tecnologica di riferimento che avrebbe permesso di risolvere le esigenze correnti, ma anche di supportare i progetti a venire.

SOLUZIONE
Partendo dall’esigenza di razionalizzare il sistema di archiviazione di tutta la movimentazione informativa caratteristica dell’azienda, a seguito di un’attenta software selection intrapresa con l’azienda informatica di fiducia Sinapsi Srl, si è deciso di affidarsi a Microsoft SharePoint Server 2007. Adottando un’infrastruttura abilitante di tipo tecnologico, il management identifica in SharePoint la piattaforma collaborativa di gestione documentale, ideale per migliorare la qualità e la circolarità delle informazioni, semplificando i criteri di gestione a beneficio di una migliore produttività individuale. Sinapsi Srl, Microsoft Gold Certified Partner, in soli tre mesi porta l’intero sistema del dipartimento a regime.
La scelta è caduta sulla soluzione Microsoft SharePoint Server perché, oltre a garantire il miglior rapporto prezzo/prestazioni, offre un’assoluta integrazione con l’ambiente standardizzato aziendale. Le caratteristiche di SharePoint garantiscono un’apertura totale a qualsiasi situazione esterna, offrendo così la possibilità di intraprendere qualsiasi opzione di sviluppo interna o di terze parti.
Sinapsi Srl definisce la reingegnerizzazione documentale del Dipartimento su più livelli operativi, sviluppati per far fronte a una pluralità di esigenze, tra cui il supporto di grandi moli di documenti e di singoli documenti di dimensioni rilevanti. Lo staff tecnico Sinapsi attiva inoltre un sistema di formalizzazione ed esecuzione dei processi aziendali, attraverso la messa a punto di un vero e proprio Workflow Managemen System a valore aggiunto. Il progetto viene scaglionato in due fasi: la prima dedicata alla gestione dei documenti già presenti nel file system, la seconda affronta le problematiche in particolare della digitalizzazione di tutto il ciclo attivo. A completamento del progetto, tutti i documenti movimentati dal dipartimento possono essere presi in carico dal responsabile della conservazione che, entro i termini stabiliti dalle legge, può espletare tutte le attività di certificazione, apposizione della firma digitale e marca temporale, in ottemperanza alle normative vigenti.

BENEFICI E RISULTATI
Gestione semplificata ed estrema visibilità dei documenti. La digitalizzazione evoluta del nuovo sistema di document management ha semplificato notevolmente al Dipartimento Medico la gestione delle informazioni, assicurando una maggiore trasparenza e solidità dei dati, fornendo a tutti gli operatori aziendali, interni ed esterni, una piattaforma collaborativa efficiente. Ad oggi si hanno tutte le informazioni concentrate in un unico sistema, molto intuitivo, che ha semplificato agli utenti la ricercabilità dei dati.
Microsoft Office SharePoint Server prevede inoltre di integrare applicazioni esterne: gli stessi documenti e le stesse fatture, cartelle generate sul portale potranno essere riviste sul sistema gestionale con netto aumento dell’efficienza del personale. Un’organizzazione secondo questo modello, ha eliminato la ridondanza dei dati, acquisendo un’operatività prima inimmaginabile. Tutti i documenti e le cartelle dalle comunicazioni alle circolari o fatture sono tutte pubblicate tramite portale, sempre disponibili e sempre aggiornate. Gli agenti, collegandosi a SharePoint, possono accedere a tutte le informazioni di cui necessitano, con la sicurezza di poter contare su dati sempre aggiornati. Vi è oltretutto una sensibile semplificazione nella ricercabilità dei dati che rende più snello ed efficiente la gestione del flusso informativo.